Plans et documents grands formats : pourquoi et comment les numériser ?

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Par leur taille supérieure au A3, les documents grands formats représentent un véritable défi pour les organisations, que les scanners habituels ne permettent pas de numériser correctement. Aussi, bon nombre de structures se tournent vers des traceurs pour numériser ou imprimer leurs supports, sans savoir que la numérisation de plan et grand format présente des avantages concrets. Nos conseils pour vous aider à mieux gérer vos documents de grande taille.

 

Première étape vers la dématérialisation, la numérisation ne peut porter ses fruits que si tous les documents de travail sont accessibles au format électronique. Or, il n’est pas rare que les organisations ne sachent pas quoi faire de leurs documents grand format.

 

Plans d’aménagement, cartes, dossiers d’ouvrages, archives ou dessins techniques, allant du A2 au A0+, ces documents sont généralement encombrants et, surtout, ne peuvent être numérisés grâce à de simples scanners de bureau. D’autant que ces différentes pièces se présentent, en plus, sur des supports variés (papier, rhodoïd, calque, etc.).

 

Numérisation plan et grand format : quels avantages pour les organisations ?

 

Indispensable à une gestion documentaire optimale, la numérisation des documents grands formats répond à plusieurs enjeux bien connus des entreprises et organisations publiques :

  • Faciliter l’accès aux documents : fraîchement numérisés et versés dans une GED, un ERP ou un CRM (entre autres), les documents électroniques peuvent être aisément consultés par l’ensemble des collaborateurs autorisés. Ces derniers peuvent ainsi accéder à tous les documents de travail dont ils ont besoin, quels que soient leur localisation (bureau ou télétravail) et l’appareil utilisé. De quoi optimiser l’efficacité opérationnelle de chacun ;
  • Collaborer de façon agile : la numérisation des documents de grande taille simplifie également la collaboration autour de ces supports, chaque collaborateur pouvant annoter, compléter ou commenter les documents auxquels il a accès ;
  • Garantir la sécurité des données : les copies numériques peuvent être versées dans des solutions d’archivage numérique (système d’archivage électronique ou coffre-fort numérique, par exemple) afin de garantir la protection et la conservation des documents et des précieuses données qu’ils contiennent. Ce mode de stockage répond également à des exigences de conformité, le RGPD obligeant notamment les organisations à maîtriser la composition de leurs fonds documentaires et à détruire (ou anonymiser) les documents au bout d’un certain temps, en fonction de leur type ;
  • Gagner de l’espace de stockage : par leurs dimensions, les documents grands formats sont difficilement transportables et occupent une place importante. Deux freins que la numérisation peut totalement lever, libérant de l’espace dans les bureaux.

 

Quelles sont les étapes pour numériser des plans et des documents grand format ?

 

La numérisation de documents, et à plus forte raison de grands formats, ne doit rien laisser au hasard afin d’assurer la bonne exploitation de ces fichiers et de leurs données. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un prestataire en numérisation, tel que Progedoc, capable de prendre en charge ces documents spécifiques. Là encore, les intérêts sont multiples : récupération des documents sur site, préparation des supports, numérisation précise et haute qualité d’image, indexation des documents conforme au plan de classement mis en place, etc.

 

Le processus de numérisation, quant à lui, nécessite avant tout de s’appuyer sur des technologies adéquates. Spécialisée dans la numérisation grand format, l’entreprise Progedoc, entre autres, est ainsi équipée de scanner CONTEX, mêlant haute qualité d’image, traitement automatique des documents et des données pour un processus performant et efficace avec les technologies OCR, LAD/RAD. De quoi vous assurer une numérisation conforme aux normes en vigueur afin d’optimiser votre gestion documentaire et votre productivité !

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