Selon une étude Statista, 29 % des salariés français ont recours au travail à distance en 2024. Et si cette pratique a ses avantages (réduction de la pénibilité, productivité accrue, etc.), elle a aussi des inconvénients. En tête desquels, le manque de communication interne, de collaboration, voire de cohésion d’équipe. Autant de freins qui peuvent être levés grâce à une solution de GED (Gestion Électronique des Documents), qui combine centralisation des documents de travail et fonctionnalités collaboratives.
Les solutions de GED, à l’instar d’OxyGED, occupent une place à part dans la dématérialisation des processus métiers. Véritables centres névralgiques de l’environnement numérique d’une organisation, ces plateformes assurent le stockage et l’accessibilité des documents de travail. Dans ce sens, elles intègrent de nombreuses fonctionnalités indispensables à la gestion documentaire :
Pour autant, les avantages des solutions de GED ne se limitent pas au seul traitement des documents. En effet, elles contribuent directement à optimiser l’efficacité opérationnelle par leur capacité à répondre à des enjeux de mobilité, qui font aujourd’hui partie intégrante du quotidien des organisations.
La GED au service de la communication interne
Offrant plus d’autonomie aux collaborateurs, le télétravail est toujours en place dans 47 % des entreprises françaises (selon des chiffres 2024 de Statista). Et ce malgré les réticences des dirigeants et des managers : entre autres, ils sont 52 % à craindre un affaiblissement de la culture d’entreprise (enquête OpinionWay pour Slack de 2021). Un frein qui peut être en partie levé grâce aux solutions de GED.
En effet, ces dernières s’imposent comme de formidables outils au service de la communication interne. Il n’est pas rare qu’elles soient désormais dotées de fonctionnalités facilitant le partage d’informations de manière itérative (du management vers les collaborateurs et inversement).
Entre gestion documentaire et collaboration
Si la GED tient un rôle de premier choix dans la communication interne, l’une de ses plus grandes forces réside dans ses apports en matière de collaboration. Chacun peut en effet créer des fichiers numériques et les partager avec ses collaborateurs ou d’autres parties externes, qu’il s’agisse de partenaires ou de clients notamment.
Les plateformes de GED intègrent également des fonctionnalités variées, telles que l’ajout de commentaires et le versioning de documents, contribuant encore davantage à une meilleure collaboration. De quoi offrir un gain de temps non négligeable, tout en évitant les pertes de données.
L’interopérabilité, véritable point fort de la GED
Avec l’essor des usages digitaux, la GED ne se limite plus au stockage de divers contenus au format numérique. Au-delà de la recherche de documents, elle s’appuie sur des fonctionnalités poussées, encourageant la communication et la collaboration. Les logiciels de GED vont cependant plus loin encore, en proposant des API facilitant l’interfaçage avec d’autres outils mis en place. Dans cette logique d’interopérabilité, la GED OxyGED, entre autres, propose des passerelles avec des solutions de signature électronique, de gestion des factures électroniques ainsi que d’autres plateformes de gestion de la relation client.
Véritables hubs facilitant le passage d’un outil à un autre, les solutions de GED ne sont néanmoins pas toutes équivalentes. Aussi, il est essentiel d’identifier ses besoins au préalable afin de vérifier que l’outil retenu soit adapté. Il est également possible d’envisager une solution globale, capable d’assurer la gestion de documents tout au long de leur cycle de vie. Prestataire en numérisation et éditeur de la GED OxyGED, Progedoc s’inscrit justement dans cette logique afin d’accompagner ses clients de bout-en-bout. De quoi garantir la bonne mise en œuvre de vos projets de dématérialisation !
