Comment choisir son prestataire en numérisation ?

Bien qu’elle en soit un jalon essentiel, la numérisation de documents est encore trop souvent le parent pauvre de la transformation numérique des organisations. Ces dernières ont en effet tendance à se tourner vers des solutions aux fonctionnalités limitées, ne permettant pas l’exploitation complète des documents numérisés. D’où la nécessité d’externaliser cette activité, en choisissant un prestataire en numérisation dont les technologies et les services répondent pleinement à vos besoins. Tour d’horizon des 4 critères à privilégier pour s’orienter vers le bon partenaire.

L’expérience et les compétences

Paradoxalement, l’aspect humain revêt une importance capitale dans la gestion d’un projet de dématérialisation, quelle que soit sa nature. Dans le cadre de la numérisation, mieux vaut privilégier un acteur local : en plus de contribuer à l’économie du territoire, il vous sera plus facile d’échanger avec votre prestataire, et de lui transférer vos documents papier (pensez notamment aux archives stockées dans vos placards).

Au-delà de cette proximité, recherchez auprès de votre futur partenaire :

• Un accompagnement dédié, c’est-à-dire sa capacité à comprendre vos besoins spécifiques et à y répondre. N’hésitez pas, entre autres, à jeter un coup d’oeil à ses références clients pour identifier d’autres acteurs de votre secteur qui auraient déjà fait appel à ses services, et vérifiez, lors de la contractualisation, qu’il s’engage à vous accompagner tout au long du projet, et même après ;
• Des compétences techniques, sur lesquelles votre prestataire pourra s’appuyer pour vous apporter la bonne solution. À vous d’identifier et de prioriser les compétences dont votre prestataire en numérisation doit disposer, parmi lesquelles sa connaissance de vos solutions, sa capacité à développer des fonctionnalités spécifiques, ou encore la configuration de ses produits.

Processus sécurisés et conformes

Autre critère d’importance, et pas des moindres, vous devez vous assurer que le prestataire en numérisation qui vous accompagnera respecte les normes et réglementations en vigueur.  En la matière, il est indispensable de contrôler le bon respect de la norme NF Z42-026, qui concerne justement la numérisation de documents en milieu professionnel, et notamment la copie fiable, permettant de détruire des documents papier numérisés et stockés selon un processus strictement encadré. Opter pour un prestataire certifié NF 544 est d’ailleurs la garantie de la conformité à cette norme.

Côté conformité, justement, votre prestataire devra évidemment s’engager à ne pas exploiter les documents que vous lui confierez, voire à n’en conserver aucune copie, en fonction de leur niveau de confidentialité. En principe, dans le cadre du RGPD, un prestataire en numérisation qui conserverait des données à caractère personnel issues des documents de son client (donc collectées sans consentement préalable) s’exposerait à de lourdes sanctions.

Formats des documents

La bonne prise en charge de vos documents est évidemment un pré-requis essentiel dans le choix de votre prestataire en numérisation. Vérifiez donc qu’il soit bien en capacité de prendre en charge tous vos fichiers : grands formats (A3, plans, etc.), petits formats (chèques, cartes de visite, notes de frais, etc.), livres et ouvrages, mais également courriers, archives ou factures, selon vos besoins.

Les modes de restitution proposés doivent également vous convenir. Si les organisations se voient généralement remettre leurs documents sur une clé USB ou via un espace de stockage sécurisé, il est également possible d’opter pour une restitution sur CD ou DVD, un transfert de fichiers par protocole FTP ou directement dans une plateforme documentaire.

Technologies associées

Dernier critère décisif dans le choix de votre prestataire : sa capacité à s’appuyer sur des technologies performantes pour aller plus loin dans la numérisation que la simple copie numérique d’un original papier. Entre autres, l’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et la LAD/RAD (Lecteur et Reconnaissance automatiques de documents) permettent de traiter automatiquement les documents et les données qu’ils renferment, limitant ainsi les interventions manuelles.

Pour aller plus loin, certains éditeurs proposent également des solutions interconnectées, facilitant ainsi le traitement des documents tout au long de leur cycle de vie. ProGEDoc, par exemple, répond pleinement aux besoins liés à la numérisation de documents, qui peuvent ensuite être intégrés à sa propre solution de GED OxyGed. De quoi couvrir davantage de besoins liés à la gestion documentaire, avec un seul et même partenaire.