Archives, courriers entrants, factures, fiches de paie, comptes rendu, dossiers clients, ...
plans d'architectes, cartes, A3, A2, A1, A0, A0+
Livres de collection, ouvrages anciens, registres, carnets d'artiste, lettres manuscrites, ...
Depuis Novembre 2004, l’entreprise de numérisation de documents Progedoc possède une haute expertise dans le domaine de la dématérialisation de documents.
Pour répondre aux besoins de numérisation de documents et de leur indexation, nous disposons des moyens techniques, organisationnels et humains afin de traiter efficacement vos flux d’information entrants et sortants, afin d’optimiser la gestion de vos données.
Pour information, nous appliquons la norme NF Z 42-026, à savoir le processus complet de transformation numérique du document papier en partant de la collecte des documents à numériser, en passant par la préparation des lots, puis la numérisation, l’indexation et le contrôle qualité. Mais également les traitements post numérisation comme l’amélioration des images numérisées, l’indexation avec ou sans LAD (reconnaissance du contenu). Enfin, la constitution des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation, et enfin la potentielle destruction définitive du papier.
Également éditeur d’une Plateforme documentaire, nous pouvons vous proposer la mise en ligne de vos documents de manière sécurisée et hébergée en 100% France.
91% de frais en moins liés à la gestion documentaire.
46% de réduction du cycle de traitement des documents et de l’information.
l’accès aux informations sensibles est mieux contrôlé.
les documents peuvent être consultés n’importe où, n’importe quand par plusieurs personnes en même temps.
La numérisation des documents physiques est une des principales étapes importantes dans un processus de numérisation. En effet, il est important d’obtenir une image fidèle du document physique original.
C’est pourquoi nous travaillons avec du matériel de production de numérisation dernière génération permettant de numériser plusieurs milliers de pages à l’heure par scanner.
Avant d’engager cette démarche, nous vous apportons des conseils pour que cette étape de numérisation puisse s’inscrire dans votre stratégie d’optimisation documentaire afin de réduire le volume de vos archives et de réconcilier les documents numérisés et ceux déjà électroniques.
Notre capacité de traitements combinée au développement de solutions informatiques, nous permet de structurer et d’enrichir vos documents pour exploiter la valeur ajoutée de vos données.
Est une solution informatique développée par notre entreprise de numérisation de document qui permet de prendre en charge toutes les opérations de gestion des documents :
Le coût de la gestion des documents imprimés poussent bon nombre d’entreprise à adopter une gestion électronique de documents. Au fil du temps, la dimension écoresponsable incite également à réduire l’utilisation abusive du papier. Pour mieux vous éclairer sur l’apport de la mise en place d’un système d’information efficace au sein de votre entreprise, voici quelques avantages d’une solution GED :
Première étape vers la dématérialisation, la numérisation de documents ne doit rien laisser au hasard. Pour être pleinement optimal, ce processus doit en effet s’appuyer sur des briques technologiques garantissant le bon traitement des documents et des données a posteriori.
Lesquelles ? Pour quels avantages ? Comment procéder ? Toutes les réponses !
Scanner un document, c’est simplement obtenir une copie électronique d’un original papier.
Celle-ci ne dispose d’aucune valeur juridique et ne facilite en rien le traitement des
documents et des données (identification, extraction, indexation, etc.). De fait, ce processus
reste le plus souvent manuel.
La numérisation de documents (ou capture intelligente) va plus loin. Elle repose sur
différentes technologies afin d’améliorer la qualité et le traitement de l’image, et même
d’automatiser certaines étapes de la gestion documentaire, minimisant toute intervention
humaine.
Grâce aux technologies sur lesquelles elle repose, la numérisation apporte de nombreux
bénéfices aux organisations :
Attention : une imprimante ou un copieur multifonction (MFP) ne sont généralement capables que de scanner des documents sur support papier. Ce processus n’offre qu’une
copie électronique. Il est d’ailleurs généralement manuel, et donc source de risques et de perte de temps. La numérisation avancée, elle, requiert des scanners dédiés et des
solutions plus poussées.
La capture intelligente de documents s’appuie sur un large éventail de technologies, dont
sont dépourvus les imprimantes et copieurs MFP. Ces outils intègrent notamment :
La mise en place d’un projet de numérisation s’inscrit avant tout dans le cadre d’une
transformation numérique plus globale. Deux prérequis sont toutefois à prendre en compte
avant même de se lancer. Tout d’abord, la définition des besoins en fonction des types de
documents concernés, de la volumétrie, des processus documentaires associés, des
réglementations en vigueur, etc. Puis le choix du prestataire en numérisation, qui proposera
à la fois un accompagnement technique et organisationnel (formation des utilisateurs ,
accompagnement au changement, etc.).
La chaîne de numérisation s’organise ensuite en 5 étapes :