Entreprise de numérisation de documents
Prestataire de SERVICE DE NUMÉRISATION

Volume illimité

Dans la France entière

Devis et expertise gratuite

Respect des délais

Nos services de numérisation de document

Numérisation tout document

Archives, courriers entrants, factures, fiches de paie, comptes rendu, dossiers clients, ...

Numérisation de plans et grands format

plans d'architectes, cartes, A3, A2, A1, A0, A0+

Numérisation de livre

Livres de collection, ouvrages anciens, registres, carnets d'artiste, lettres manuscrites, ...

Le process de numérisation

Depuis Novembre 2004, l’entreprise de numérisation de documents Progedoc possède une haute expertise dans le domaine de la dématérialisation de documents.
Pour répondre aux besoins de numérisation de documents et de leur indexation, nous disposons des moyens techniques, organisationnels et humains afin de traiter efficacement vos flux d’information entrants et sortants, afin d’optimiser la gestion de vos données.

Pour information, nous appliquons la norme NF Z 42-026, à savoir le processus complet de transformation numérique du document papier en partant de la collecte des documents à numériser, en passant par la préparation des lots, puis la numérisation, l’indexation et le contrôle qualité. Mais également les traitements post numérisation comme l’amélioration des images numérisées, l’indexation avec ou sans LAD (reconnaissance du contenu). Enfin, la constitution des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation, et enfin la potentielle destruction définitive du papier.

Également éditeur d’une Plateforme documentaire, nous pouvons vous proposer la mise en ligne de vos documents de manière sécurisée et hébergée en 100% France.

Icone Numeriser

Numérisation

Icone Exploiter

Reconnaissance optique de caractères

Icone Imprimer

Indexation traitement et saisie de données

Icone Archiver

Plateforme documentaire

Gagnez ainsi en productivité et en réactivité.

Réduction des coûts

91% de frais en moins liés à la gestion documentaire.

Gain de productivité

46% de réduction du cycle de traitement des documents et de l’information.

Sécurité

l’accès aux informations sensibles est mieux contrôlé.

Communication simplifiée

les documents peuvent être consultés n’importe où, n’importe quand par plusieurs personnes en même temps.

Les avantages d'une entreprise de numérisation de documents

  • Recherche et classement simplifiés
  • Partage de l’information facilité
  • Centralisation de vos données de manière sécurisée
  • Coûts face à l’archivage physique optimisés
  • Gain de productivité
  • Economies rapidement réalisées

Réception et traitement des documents

Réception ou travail sur site client
  • Préparation, lotissement manuel ou automatique
  • Travail sur site client avec une équipe et matériels de numérisation dédiés
  • Travail sur notre site de numérisation – Département 78
  • Stockage sécurisé des documents physiques avant et après numérisation
  • Destruction des documents après numérisation avec ou sans certificat
doc-e Exploiter

Numérisation de documents, scan de documents

La numérisation des documents physiques est une des principales étapes importantes dans un processus de numérisation. En effet, il est important d’obtenir une image fidèle du document physique original.
C’est pourquoi nous travaillons avec du matériel de production de numérisation dernière génération permettant de numériser plusieurs milliers de pages à l’heure par scanner.

  • Numérisation du format A6 au A0+
  • Numérisation de microfiches
  • Enregistrement sous formats PDF, PDF/A, TIFF, JPEG
  • Saisie et traitement de données

Avant d’engager cette démarche, nous vous apportons des conseils pour que cette étape de numérisation puisse s’inscrire dans votre stratégie d’optimisation documentaire afin de réduire le volume de vos archives et de réconcilier les documents numérisés et ceux déjà électroniques.

Reconnaissance Optique de caractères - OCR

Structurer vos données pour résoudre vos problèmes d’archivage et accéder facilement à l’information

Notre capacité de traitements combinée au développement de solutions informatiques, nous permet de structurer et d’enrichir vos documents pour exploiter la valeur ajoutée de vos données.

  • Traitement des images : découpe, cadrage, détourage, formatage
  • Traitement automatisé de contenu : RAD / LAD / OCR
  • Indexation manuelle, semi-automatique et automatique : nommage de fichiers
  • Traitement des données : saisie simple, double saisie, enrichissement
  • Constitution de bases de données : intégration, qualification, enrichissement et restructuration de fichiers
  • Accroître la vitesse de traitement de vos données à faible coût afin d’optimiser votre productivité
  • Indexation et catégorisation
  • Faciliter la recherche de vos documents dans votre système d’informations
doc-e Archivage
La gestion électronique des documents (GED) ou plateforme documentaire

Est une solution informatique développée par notre entreprise de numérisation de document qui permet de prendre en charge toutes les opérations de gestion des documents :

  • la création (ou dématérialisation si format papier)
  • le classement (constitution de dossiers)
  • l’indexation (association de mots clés ou « métadonnées »)
  • la recherche, la modification, la consultation, le partage (selon les droits d’accès définis)
  • le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages)
  • l’archivage et le stockage (accès rapide et bonne conservation selon les règles de gestion)
oxyged sur pc
Les avantages de la GED de notre entreprise prestataire de numérisation de document (OxyGED)

Le coût de la gestion des documents imprimés poussent bon nombre d’entreprise à adopter une gestion électronique de documents. Au fil du temps, la dimension écoresponsable incite également à réduire l’utilisation abusive du papier. Pour mieux vous éclairer sur l’apport de la mise en place d’un système d’information efficace au sein de votre entreprise, voici quelques avantages d’une solution GED :

  • rendre l’information disponible immédiatement et à tout moment pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail.
  • limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données.
  • l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation sont réuni dans un même dossier informatisé.
  • accèder aux dernières versions de vos documents.
  • éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour.
  • sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers sensibles.

Typologies de numérisation

Exemples de projets de numérisation
  • Reprise d’archives
  • Traitement des opérations marketing
  • Factures fournisseurs
  • Dossiers Ressources Humaines
  • Dossiers de copropriétés
  • Factures Clients
  • Contrats Clients
  • Bulletins de paye
  • Contrats de travail
  • DOE Dossiers Ouvrages Exécutés

FAQ: Comment faire une numérisation ?

Première étape vers la dématérialisation, la numérisation de documents ne doit rien laisser au hasard. Pour être pleinement optimal, ce processus doit en effet s’appuyer sur des briques technologiques garantissant le bon traitement des documents et des données a posteriori.

Lesquelles ? Pour quels avantages ? Comment procéder ? Toutes les réponses !

Quelle est la différence entre scanner et numériser ?

Scanner un document, c’est simplement obtenir une copie électronique d’un original papier.
Celle-ci ne dispose d’aucune valeur juridique et ne facilite en rien le traitement des
documents et des données (identification, extraction, indexation, etc.). De fait, ce processus
reste le plus souvent manuel.

La numérisation de documents (ou capture intelligente) va plus loin. Elle repose sur
différentes technologies afin d’améliorer la qualité et le traitement de l’image, et même
d’automatiser certaines étapes de la gestion documentaire, minimisant toute intervention
humaine.

Grâce aux technologies sur lesquelles elle repose, la numérisation apporte de nombreux
bénéfices aux organisations :

  • Une efficacité opérationnelle accrue : les processus manuels nécessaires au
    traitement des documents et des données peuvent être totalement ou en partie
    automatisés. Chacun peut ainsi se consacrer à des tâches nécessitant une plus
    grande valeur ajoutée. Par ailleurs, les solutions de numérisation peuvent être
    interfacées avec le système d’information de l’organisation (GED par exemple) afin
    d’y indexer automatiquement les documents. De quoi garantir leur accès facilité par
    les collaborateurs, y compris en mobilité.
  • Une sécurité des données optimale : non seulement les documents papier n’ont
    plus besoin d’être consultés, mais il est également possible d’assurer une gestion
    sécurisée et conforme des données. En effet, la numérisation propose un accès
    sécurisé aux documents, par gestion des droits d’accès ou via l’utilisation de mots de
    passe.
  • Un gain d’espace non négligeable : numériser des documents, c’est aussi éviter de
    devoir les stocker dans les bureaux ! C’est tout particulièrement vrai pour les
    archives, qui doivent faire l’objet d’un traitement conforme au RGPD. En effet, tous
    les documents n’ont pas vocation à être conservés ; pour les autres, la numérisation,
    pour peu qu’elle réponde aux exigences de la norme NF Z42-026, permet de détruire
    les originaux papier, libérant de l’espace au sein des organisations.

Attention : une imprimante ou un copieur multifonction (MFP) ne sont généralement capables que de scanner des documents sur support papier. Ce processus n’offre qu’une
copie électronique. Il est d’ailleurs généralement manuel, et donc source de risques et de perte de temps. La numérisation avancée, elle, requiert des scanners dédiés et des
solutions plus poussées.

La capture intelligente de documents s’appuie sur un large éventail de technologies, dont
sont dépourvus les imprimantes et copieurs MFP. Ces outils intègrent notamment :

  • L’Intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ou apprentissage
    automatique), capables d’identifier les types de documents et leurs données
    pertinentes ;
  • La Lecture automatique des documents (LAD) et la Reconnaissance
    automatique des documents (RAD), qui identifient les zones dans lesquelles
    extraire des informations ;
  • La Reconnaissance optique des caractères (OCR) et la Reconnaissance
    intelligente de caractères (ICR), pouvant lire les caractères qui composent un
    document (respectivement numériques ou manuscrits) ;
  • Le Traitement du langage naturel (NLP) grâce auquel les machines peuvent
    comprendre et interpréter le langage (le ton virulent d’un courrier de réclamation par
    exemple, qui pourrait nécessiter un traitement prioritaire).

La mise en place d’un projet de numérisation s’inscrit avant tout dans le cadre d’une
transformation numérique plus globale. Deux prérequis sont toutefois à prendre en compte
avant même de se lancer. Tout d’abord, la définition des besoins en fonction des types de
documents concernés, de la volumétrie, des processus documentaires associés, des
réglementations en vigueur, etc. Puis le choix du prestataire en numérisation, qui proposera
à la fois un accompagnement technique et organisationnel (formation des utilisateurs ,
accompagnement au changement, etc.).
La chaîne de numérisation s’organise ensuite en 5 étapes :

  • La préparation des documents : tri, suppression de doublons, ajout de patchs
    séparatifs. Au besoin, les agrafes et trombones sont également retirés ;
  • La numérisation : des copies numériques des documents papier sont produites.
    C’est également durant cette étape que les briques technologiques intégrées à la
    solution de capture s’activent : la RAD pour identifier le type de document, l’OCR et
    l’ICR afin de lire les caractères présents, et l’automatisation pour classifier et indexer
    les fichiers ;
  • Le contrôle de la qualité de production : cette étape peut être évitée si le machine
    learning est suffisamment performant (peu de risques d’erreurs) ;
  • Le traitement des documents électroniques et des données : pour archivage
    électronique, modification, signature, ou tout autre processus ;
  • Le traitement des originaux papier : grâce à un processus de numérisation fidèle,
    permettant d’obtenir une reproduction à l’identique d’un original papier, il est possible
    de détruire le document d’origine si sa copie électronique est stockée dans un
    système d’archivage électronique certifié. En effet, la copie est alors dite “fiable” et
    dispose de la même force probante que l’original papier.