Déménagement · Libération de site · Regroupement de bureaux
Numériser ses archives avant un déménagement d'entreprise
Libérez vos locaux à la date prévue sans perdre l'accès à vos documents. PROGEDOC prend en charge vos archives papier : enlèvement, numérisation, OCR, indexation, livraison numérique et destruction sécurisée.
- Expert depuis 2004
- Petits et grands volumes
- Traçabilité caisse par caisse
Un déménagement révèle le vrai volume de vos archives
Changer de bureaux, regrouper plusieurs sites, libérer un bâtiment ou réduire la surface occupée oblige une entreprise à prendre une décision sur ses archives papier.
Chez PROGEDOC, nous constatons régulièrement que le déménagement devient le déclencheur d'un projet de numérisation documentaire. Le besoin initial est très concret : libérer de l'espace sans perdre l'accès aux documents.
- Faut-il tout transporter dans les nouveaux locaux ?
- Faut-il louer un espace supplémentaire pour les stocker ?
- Peut-on détruire certains documents ?
Et surtout : comment conserver l'information dont l'entreprise peut encore avoir besoin ?
Est-il réellement utile de déménager le papier ?
Déplacer des archives physiques représente un coût et une contrainte logistique importants. Le déménagement est le bon moment pour se poser la question.
Déménager ses archives papier, c'est :
- mettre les documents en cartons,
- inventorier les fonds,
- organiser le transport,
- trouver de nouvelles surfaces de stockage,
- repositionner les archives,
- maintenir leur accessibilité,
- … et parfois recommencer quelques années plus tard.
La numérisation dissocie l'information à conserver du support physique qui l'occupe.
L'objectif n'est pas nécessairement de tout scanner.
Il s'agit d'identifier ce qui doit être conservé, ce qui doit rester accessible et le niveau de structuration nécessaire pour que les documents numériques puissent réellement être retrouvés.
Faire le point sur mes archivesLe calendrier immobilier impose le calendrier documentaire
La date de libération des locaux ne peut pas attendre que plusieurs centaines de milliers de pages soient numérisées. Nous dissocions donc deux opérations.
Libérer rapidement les locaux
Les archives sont inventoriées, identifiées, conditionnées puis enlevées du site, à la date qui vous convient.
Numériser progressivement
Le traitement documentaire est ensuite réalisé sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, selon le volume, sans numérisation précipitée.
Retour d'expérience — projet industriel
Le client devait libérer rapidement un site. Le fonds représentait plusieurs centaines de caisses et classeurs et plus d'un million de pages. PROGEDOC a organisé l'enlèvement du fonds dès le démarrage, puis une numérisation progressive pendant environ dix mois.
Comment se déroule une numérisation d'archives liée à un déménagement ?
Identifier le fonds documentaire
Avant tout déplacement, il faut comprendre ce qui doit être traité. Cette première étape permet d'estimer la volumétrie et de définir la stratégie de traitement.
Supports pris en charge
- Boîtes d'archives
- Classeurs
- Dossiers suspendus
- Chemises
- Feuilles libres
- Documents agrafés
- Documents reliés
- Dossiers techniques
- Plans papier
- Calques
- Documents administratifs & contractuels
Organiser l'enlèvement des archives
Lorsque le calendrier est contraint, PROGEDOC organise une prise en charge globale :
inventaire → identification → enlèvement → transport → stockage temporaire → numérisation
Sur notre projet industriel, cette codification permet de suivre physiquement une caisse pendant tout son cycle : du site du client jusqu'à son traitement puis, lorsqu'elle est autorisée, sa destruction.
La traçabilité est essentielle
Chaque caisse ou lot reçoit un identifiant permettant de connaître :
- son origine
- son contenu ou son projet
- sa localisation
- son état d'avancement
- son statut après traitement
Préparer et numériser les documents
La numérisation ne consiste pas simplement à passer les feuilles dans un scanner.
Le contrôle qualité porte notamment sur la lisibilité, l'orientation, le cadrage, l'ordre des pages et la conformité des fichiers produits.
Nos équipes prennent en charge
- Ouverture des cartons
- Préparation des dossiers
- Retrait des agrafes et attaches
- Recto ou recto-verso
- Séparation logique des dossiers
- Numérisation
- Contrôle des images
- Constitution des PDF
- Formats particuliers
- Plans jusqu'au grand format
Rendre les archives numériques recherchables
Créer des fichiers PDF n'est qu'une première étape. Pour qu'une archive numérique soit réellement utile, il faut pouvoir retrouver l'information.
PROGEDOC applique une reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rendre les documents compatibles avec une recherche plein texte. L'OCR transforme une simple image numérique en document beaucoup plus facilement exploitable.
Recherchez directement dans le PDF
- une référence
- un numéro de dossier
- un équipement
- un nom
- une date
- un terme technique
- une expression particulière
Indexer et organiser les fichiers
Une mauvaise numérisation peut simplement remplacer…
Le nommage et l'indexation sont donc déterminants. L'objectif : des fichiers compréhensibles et retrouvables après le déménagement.
Structuration possible selon
- client
- projet
- type de document
- référence
- date ou période
- numéro de dossier
- identifiant de caisse
- autre information métier
Vous avez une date de déménagement ? Nous construisons le planning de traitement à partir de celle-ci.
Planifier mon projetPeut-on encore consulter un dossier pendant la numérisation ?
Une entreprise peut avoir vidé ses locaux mais avoir besoin, quelques semaines plus tard, d'un document qui n'a pas encore été numérisé. Le projet doit prévoir cette situation.
PROGEDOC met en place une procédure de recherche prioritaire. Dans le cadre de notre projet industriel, les archives restent accessibles pendant toute la phase de numérisation, malgré leur retrait du site.
« Nos archives sont parties et nous ne pouvons plus les consulter pendant plusieurs mois. »
pour recevoir un document urgent
- Localisation de la caisse concernée
- Recherche du document
- Numérisation en priorité
- Transmission sécurisée
* Engagement pouvant aller jusqu'à 72 heures ouvrées, selon le projet.
Que deviennent les documents papier ?
La réponse dépend de la nature des documents et des obligations de conservation de votre entreprise. Trois situations peuvent être prévues.
Restitution des originaux
Lorsque le papier doit être conservé, vos originaux vous sont rendus.
Conservation temporaire
Pour vous laisser le temps de contrôler les fichiers numériques livrés.
Destruction sécurisée
Lorsqu'elle est autorisée, après votre accord explicite, avec certificat possible.
PROGEDOC ne considère jamais la destruction comme une conséquence automatique de la numérisation. Sur certains projets, les archives physiques sont conservées pendant une période définie après livraison afin que le client puisse contrôler les fichiers. La destruction n'intervient qu'après son autorisation explicite et peut donner lieu à un certificat.
Les avantages d'une numérisation avant déménagement
L'entreprise redécouvre son patrimoine documentaire
Le déménagement oblige à ouvrir des armoires qui n'avaient parfois pas été revisitées depuis des années. C'est ici que l'expérience historique de PROGEDOC rejoint notre travail sur l'intelligence documentaire.
Un déménagement révèle souvent :
- des documents oubliés,
- des dossiers historiques,
- plusieurs versions d'une même information,
- des classements devenus incompréhensibles,
- des informations utiles mais difficilement accessibles,
- une connaissance métier dispersée dans des centaines ou milliers de documents.
Pendant plus de vingt ans, notre métier a consisté à transformer le papier en documents numériques fiables, lisibles et structurés. Pour certains projets, la réponse s'arrête naturellement à la livraison de PDF bien structurés. Pour d'autres, le corpus mérite une étape complémentaire.
Une fois vos archives numérisées, savez-vous réellement ce qu'elles contiennent ?
Il ne s'agit pas de transformer systématiquement un chantier de numérisation en projet d'IA, mais de pouvoir, si besoin :
- cartographier les documents
- identifier les informations importantes
- détecter versions et redondances
- qualifier les contenus
- structurer le patrimoine
- faciliter son interrogation
Ce patrimoine numérisé possède-t-il une valeur suffisante pour être davantage exploité ?
N'attendez pas l'arrivée des déménageurs
Le meilleur moment pour réfléchir au devenir des archives n'est pas la semaine précédant le déménagement. Pour un fonds important, mieux vaut anticiper.
Des livraisons au fil de l'eau
Pour les projets de grande ampleur, PROGEDOC organise une production et des livraisons progressives : vous récupérez vos données numériques sans attendre la fin du chantier, contrôlez la prestation au fur et à mesure et préparez l'intégration dans votre système d'information.
- Mesurer le volume
- Identifier les documents concernés
- Déterminer les règles de conservation
- Définir les besoins de consultation
- Préparer l'enlèvement
- Organiser le traitement
- Planifier les livraisons numériques
- Décider du devenir du papier
Parlez-nous de votre projet de déménagement et de vos archives
Avant de transporter vos archives, nous vous aidons à déterminer ce qui mérite réellement d'être déménagé, ce qui peut être numérisé et comment conserver un accès simple aux informations dont votre entreprise aura encore besoin.
PROGEDOC accompagne depuis 2004 entreprises et organisations. Nous intervenons sur :
- Petits et grands volumes
- Archives administratives
- Dossiers techniques
- Classeurs
- Documents reliés
- Plans et grands formats
- OCR
- Indexation et nommage
- Transport et logistique
- Restitution ou destruction sécurisée
Décrivez-nous votre situation
Un expert PROGEDOC vous recontacte pour étudier votre projet.
Numérisation d'archives & déménagement : vos questions
Faut-il numériser toutes ses archives avant un déménagement ?
Non. Un projet peut commencer par identifier les archives qui doivent réellement être conservées et celles dont une version numérique présente un intérêt. Les obligations légales de conservation et les besoins métier doivent être pris en compte avant toute destruction.
Combien de temps faut-il pour numériser des archives d'entreprise ?
Cela dépend du volume, des formats, de l'état des documents et du niveau d'indexation demandé. Pour les fonds importants, il est possible d'enlever rapidement les archives afin de libérer les locaux puis de réaliser la numérisation progressivement.
Peut-on déménager avant que toutes les archives soient numérisées ?
Oui. C'est même une organisation adaptée aux gros volumes. Les archives peuvent être enlevées, tracées et stockées, puis numérisées par lots avec des livraisons numériques progressives.