Si le secteur public et la santé sont précurseurs en matière de “zéro papier”, toutes les entreprises sont désormais impliquées dans la réduction de la présence de documents physiques dans leurs processus. Le but : fluidifier la gestion documentaire et gagner en efficacité opérationnelle, tout en faisant du bien à la planète. Mais comment limiter concrètement l’usage du papier en milieu professionnel ? Notre réponse en 4 étapes !
Étape 1 : Trier et classer les documents
Mener à bien une initiative “zéro papier”, c’est avant tout l’occasion de faire le point sur les documents dont il faut garder une trace, et les autres. Et pour ce faire, pas de hasard : il est indispensable de faire un grand nettoyage de printemps dans les archives et sur les bureaux ! Les documents les plus anciens ou pas indispensables seront à jeter ; pour les autres, classez-les en fonction de leur type ou du service concerné. Et si cet inventaire peut sembler chronophage, il permettra ensuite de gagner du temps lors des prochaines étapes.
Étape 2 : Numériser ce qui doit l’être
Le passage à la dématérialisation et à un environnement sans papier n’est réellement possible que grâce à la numérisation ! Dûment triés, vos documents sont prêts à passer sur vos scanners (ou ceux de votre prestataire en numérisation externe, le cas échéant). Il est préférable d’opter pour un mode de numérisation fidèle, respectant les normes en vigueur, afin d’aboutir à une copie électronique identique à son original papier. Ce n’est qu’à cette condition que vous pourrez ensuite vous dispenser des documents d’origine, sous réserve que les copies soient ensuite versées vers une solution d’archivage numérique certifiée.
Étape 3 : Indexer ses documents dans une Gestion électronique de documents (GED) ou un Système d’archivage électronique (SAE)
La numérisation n’est que la première étape pour en finir avec le papier ! Maintenant que vous disposez de copies électroniques, celles-ci doivent être correctement indexées dans votre système d’information, et en particulier dans votre GED ou votre SAE, afin de garantir la sécurité des données et des documents. Idéalement, et afin de fluidifier les processus, mieux vaut se doter d’une solution de numérisation disposant de connecteurs avec votre solution de gestion documentaire. Ainsi, une fois numérisés, les documents sont automatiquement intégrés à votre système d’information, sans nécessiter la moindre intervention humaine. Il suffit, pour ce faire, de paramétrer les solutions et de mettre en place des plans de classement afin que les documents soient correctement répertoriés. Certains éditeurs proposent des solutions couvrant l’ensemble du cycle de vie des documents, à l’instar de ProGEDoc, qui est à la fois une société prestataire de numérisation tout document et un éditeur de solution de GED OxyGED. De quoi fournir un accompagnement de bout-en-bout !
Étape 4 : Mettre en place des processus dématérialisés
Stockés dans la GED, vos documents électroniques peuvent désormais être accessibles à tous vos collaborateurs ! Vous pouvez ainsi tirer pleinement parti de ces différents fichiers, notamment en mettant en place des processus métiers 100 % dématérialisés : édition de documents, validation (avec signature électronique), contrôles de factures par rapport aux devis et bons de commande, etc. Vos originaux papier, quant à eux, peuvent être recyclés conformément aux réglementations en vigueur.
Grâce à ce procédé, vous vous assurez à la fois de connaître votre fonds documentaire, de centraliser et de sécuriser vos documents, accessibles d’un seul et même endroit, et de réduire votre impact sur l’environnement en limitant le recours au papier. Une démarche gagnante à tous points de vue !
