Association fondée en 1945, le SNIAA (Syndicat National des Ingrédients Aromatiques Alimentaires) a accumulé, depuis sa création, une grande volumétrie de documents de tous types, principalement stockés auprès d’un prestataire externe. Souhaitant mieux gérer et valoriser cet important fonds documentaire, l’organisme a fait appel à Progedoc en 2023 afin de mener un vaste projet de numérisation. Retour sur cette initiative couronnée de succès.
Regroupant une soixantaine d’entreprises spécialisées dans la fabrication d’arômes alimentaires, le SNIAA vise avant tout à accompagner ces dernières dans l’évolution de la réglementation. L’organisme intervient ainsi auprès des professionnels de l’aromatique afin d’anticiper les changements réglementaires, garantissant la conformité des produits. Regroupant 95 % des entreprises du marché de l’aromatique en France, le SNIAA réalise également un important travail de communication autour de l’activité de ses adhérents, contribuant à leur développement en expliquant leurs métiers et processus.
Autant d’activités qui ont généré un nombre important de documents depuis la création de l’association en 1945, et même avant. Et si, jusqu’à présent, la majorité de ses archives étaient conservées en stockage délocalisé, le SNIAA a souhaité reprendre la main sur ses fonds documentaires, composés à la fois d’archives historiques techniques (relatives à la réglementation, entre autres) ou de fonctionnement (procès-verbaux de conseils d’administration), de dossiers, de lettre d’information aux adhérents, mais aussi de livres comptables de suivi des paies datant… des années 1930 ! C’est ainsi que l’association a fait appel à Progedoc afin de mettre en œuvre un vaste projet de numérisation tout document.
Le choix d’un prestataire en numérisation de confiance
“Il fallait faire quelque chose pour ces archives, les basculer au format numérique pour pouvoir les utiliser, rechercher facilement, et récupérer les archives historiques, certaines datant des années 1920”, énumère Cécile Pinel, déléguée générale du SNIAA. “Le but étant de retrouver un historique à valoriser.”
Pour ce faire, l’association a pu compter sur l’expertise des équipes de Progedoc, spécialiste en numérisation et gestion documentaire, avant tout choisi pour le rapport de confiance rapidement mis en place entre les différentes parties prenantes. Et si l’offre de Progedoc, moins coûteuse que d’autres prestataires, a su se distinguer, c’est aussi parce qu’elle répondait davantage aux attentes du SNIAA, qui a donc décidé de travailler avec Progedoc en décembre 2023.
Plus de 250 000 pages numérisées grâce à Progedoc
Retenue par le SNIAA, Progedoc a entamé les travaux de numérisation dès janvier 2024, se concentrant d’abord sur les archives à distance avant de prendre en charge les documents stockés au siège de l’association, à La Défense. “Nous avons envoyé principalement du papier, y compris fragile, mais aussi des documents triés ou à jeter à notre demande”, explique Cécile Pinel. “Les équipes de Progedoc ont fait du tri sur ce qui leur semblait pertinent à jeter, même si nous avions fait le choix de tout numériser car c’était plus facile pour nous.”
Au total, ce sont 256 508 pages qui ont été numérisées durant toute la durée du projet, qui s’est achevé en avril 2024 par la livraison des copies numériques des archives du SNIAA sur clé USB. Reste désormais au Syndicat à trier les documents et à les intégrer au sein de sa plateforme collaborative afin d’en faciliter l’accès. Pour autant, la collaboration entre le SNIAA et Progedoc pourrait ne pas en rester là.
Vers une gestion documentaire centralisée grâce à la GED OxyGED
Grâce au travail minutieux effectué par Progedoc, de nombreuses archives historiques sont désormais consultables au format électronique par les équipes du SNIAA. D’autres ressources restent néanmoins à exploiter. En effet, Progedoc a également retrouvé des disquettes dans les archives de l’association, dont les secrets pourraient être dévoilés d’ici juin 2024 grâce à un nouveau travail de numérisation et de récupération de fichiers.
En parallèle, le SNIAA a également fait part de son intérêt pour la solution de GED éditée par Progedoc, OxyGED, sur laquelle l’organisme pourrait intégrer facilement toutes les ressources déjà numérisées et celles qui sont partagées sur sa plateforme collaborative existante. Une réflexion globale qui devra néanmoins attendre le travail d’indexation que doit réaliser le SNIAA sur ses archives récemment numérisées.
“Nous avons été en confiance tout du long sur la façon dont Progedoc a traité nos sujets, dont nous avons été tenus au courant et dont le travail a été fait. Les équipes ont été à l’écoute et très réactives”, résume finalement Cécile Pinel, laissant présager le meilleur pour la suite de la collaboration entre le SNIAA et Progedoc.
