Première étape vers la dématérialisation, la numérisation de documents ne doit rien laisser
au hasard. Pour être pleinement optimal, ce processus doit en effet s’appuyer sur des
briques technologiques garantissant le bon traitement des documents et des données a
posteriori. Lesquelles ? Pour quels avantages ? Comment procéder ? Toutes les réponses !
Quelle est la différence entre scanner et numériser ?
Scanner un document, c’est simplement obtenir une copie électronique d’un original papier.
Celle-ci ne dispose d’aucune valeur juridique et ne facilite en rien le traitement des
documents et des données (identification, extraction, indexation, etc.). De fait, ce processus
reste le plus souvent manuel.
La numérisation de documents (ou capture intelligente) va plus loin. Elle repose sur
différentes technologies afin d’améliorer la qualité et le traitement de l’image, et même
d’automatiser certaines étapes de la gestion documentaire, minimisant toute intervention
humaine.
Quels sont les avantages de la numérisation ?
Grâce aux technologies sur lesquelles elle repose, la numérisation apporte de nombreux
bénéfices aux organisations :
- Une efficacité opérationnelle accrue : les processus manuels nécessaires au
traitement des documents et des données peuvent être totalement ou en partie
automatisés. Chacun peut ainsi se consacrer à des tâches nécessitant une plus
grande valeur ajoutée. Par ailleurs, les solutions de numérisation peuvent être
interfacées avec le système d’information de l’organisation (GED par exemple) afin
d’y indexer automatiquement les documents. De quoi garantir leur accès facilité par
les collaborateurs, y compris en mobilité.
- Une sécurité des données optimale : non seulement les documents papier n’ont
plus besoin d’être consultés, mais il est également possible d’assurer une gestion
sécurisée et conforme des données. En effet, la numérisation propose un accès
sécurisé aux documents, par gestion des droits d’accès ou via l’utilisation de mots de
passe.
- Un gain d’espace non négligeable : numériser des documents, c’est aussi éviter de
devoir les stocker dans les bureaux ! C’est tout particulièrement vrai pour les
archives, qui doivent faire l’objet d’un traitement conforme au RGPD. En effet, tous
les documents n’ont pas vocation à être conservés ; pour les autres, la numérisation,
pour peu qu’elle réponde aux exigences de la norme NF Z42-026, permet de détruire
les originaux papier, libérant de l’espace au sein des organisations.
Comment numériser un document à partir d’une imprimante ?
Attention : une imprimante ou un copieur multifonction (MFP) ne sont généralement
capables que de scanner des documents sur support papier. Ce processus n’offre qu’une
copie électronique. Il est d’ailleurs généralement manuel, et donc source de risques et de
perte de temps. La numérisation avancée, elle, requiert des scanners dédiés et des
solutions plus poussées.
Quels sont les outils de la numérisation de documents ?
La capture intelligente de documents s’appuie sur un large éventail de technologies, dont
sont dépourvus les imprimantes et copieurs MFP. Ces outils intègrent notamment :
- ● L’Intelligence artificielle (IA) et le machine learning (ou apprentissage
automatique), capables d’identifier les types de documents et leurs données
pertinentes ;
- La Lecture automatique des documents (LAD) et la Reconnaissance
automatique des documents (RAD), qui identifient les zones dans lesquelles
extraire des informations ;
- La Reconnaissance optique des caractères (OCR) et la Reconnaissance
intelligente de caractères (ICR), pouvant lire les caractères qui composent un
document (respectivement numériques ou manuscrits) ;
- Le Traitement du langage naturel (NLP) grâce auquel les machines peuvent
comprendre et interpréter le langage (le ton virulent d’un courrier de réclamation par
exemple, qui pourrait nécessiter un traitement prioritaire).
Quelles sont les étapes d’un projet de numérisation ?
La mise en place d’un projet de numérisation s’inscrit avant tout dans le cadre d’une
transformation numérique plus globale. Deux prérequis sont toutefois à prendre en compte
avant même de se lancer. Tout d’abord, la définition des besoins en fonction des types de
documents concernés, de la volumétrie, des processus documentaires associés, des
réglementations en vigueur, etc. Puis le choix du prestataire en numérisation, qui proposera
à la fois un accompagnement technique et organisationnel (formation des utilisateurs ,
accompagnement au changement, etc.).
La chaîne de numérisation s’organise ensuite en 5 étapes :
- La préparation des documents : tri, suppression de doublons, ajout de patchs
séparatifs. Au besoin, les agrafes et trombones sont également retirés ;
- La numérisation : des copies numériques des documents papier sont produites.
C’est également durant cette étape que les briques technologiques intégrées à la
solution de capture s’activent : la RAD pour identifier le type de document, l’OCR et
l’ICR afin de lire les caractères présents, et l’automatisation pour classifier et indexer
les fichiers ;
- Le contrôle de la qualité de production : cette étape peut être évitée si le machine
learning est suffisamment performant (peu de risques d’erreurs) ;
- Le traitement des documents électroniques et des données : pour archivage
électronique, modification, signature, ou tout autre processus ;
- Le traitement des originaux papier : grâce à un processus de numérisation fidèle,
permettant d’obtenir une reproduction à l’identique d’un original papier, il est possible
de détruire le document d’origine si sa copie électronique est stockée dans un
système d’archivage électronique certifié. En effet, la copie est alors dite “fiable” et
dispose de la même force probante que l’original papier.
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