La numérisation et la GED au service des ressources humaines
Face à l’essor des usages numériques et une volumétrie croissante de documents à gérer,
les ressources humaines (RH) ont tout intérêt à opter pour des technologies adaptées à la
dématérialisation afin d’optimiser leurs processus. En tête de ces solutions, la numérisation
et la GED (Gestion électronique des documents) s’imposent comme de formidables outils au
service de l’efficacité opérationnelle et de la sécurité des données. Le point sur leurs
fonctionnalités et leurs avantages.
Première étape vers une dématérialisation à plus grande échelle, la numérisation de
documents est le processus permettant d’obtenir une copie électronique d’un original
papier. Reposant sur des technologies performantes, elle peut tout à la fois améliorer le
traitement de l’image (meilleure qualité, extraction automatique de données, etc.) et
déclencher des workflows documentaires associés.
Ainsi, la solution de numérisation peut être interfacée avec une plateforme de GED afin d’y
verser automatiquement les documents électroniques, indexés dans le bon dossier afin d’en
faciliter l’accès ultérieurement. La GED, en effet, intègre des fonctionnalités de stockage, de
recherche, de création et de collaboration, renforçant la gestion des documents numériques.
Autant de possibilités dont peuvent profiter de nombreux métiers, en tête desquels les RH,
pôle stratégique de l’entreprise.
Un duo de technologies aux nombreux bénéfices pour les RH
La numérisation et la GED peuvent concerner tous les types de documents gérés par les RH
: contrats de travail, bulletins de salaire, notes de frais et justificatifs d’achats, règlement
intérieur, voire factures (notamment dans les TPE-PME où la fonction RH peut également
être en charge de la comptabilité). Autant de documents différents dont la gestion est
centralisée et l’accès mutualisé grâce à la GED, facilitant par là même la gestion
administrative de l’organisation.
Grâce aux différentes technologies sur lesquelles elles s’appuient, la numérisation et la GED
présentent des avantages concrets pour les RH. En particulier, ces solutions tendent à
optimiser l’efficacité opérationnelle des professionnels, de nombreuses étapes relatives à
la gestion documentaire pouvant être automatisées, dont la numérisation, l’indexation des
documents et la saisie des données RH. Les professionnels peuvent dès lors se concentrer
sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, à l’instar du recrutement de nouveaux
collaborateurs ou de la mise en place de plans de formations.
Par ailleurs, la GED participe directement à la sécurité des données, offrant des niveaux
de sécurité élevés : gestion des droits d’accès, traçabilité des documents, mise en place de
sauvegardes à intervalles réguliers (y compris sur le serveur du client, si besoin), etc. Autant
de dispositifs qui garantissent ainsi la confidentialité des données à caractère personnel des
employés, évitant les pertes et autres risques.
Comment choisir son prestataire en numérisation et son éditeur de GED ?
Fluidification des processus métiers, gain de productivité, réduction des coûts, gestion
optimisée des documents papier, gain de temps : autant davantages offerts par la
numérisation et la GED qui nécessitent avant tout de choisir la bonne solution. Le prestataire
retenu doit ainsi répondre à plusieurs critères, en tête desquels :
- Son expertise technique en matière de numérisation et de GED et sa capacité à
prendre en charge tous les types de documents gérés par les RH ; - La sécurité des données, qui peut être renforcée par la mise en place de solutions de
confiance numérique tierces (signature électronique, coffre-fort numérique, etc.) ; - La capacité de la solution à s’intégrer facilement au système d’information et outils
métiers existants ; - L’évolutivité de la solution, capable de s’adapter aux besoins de l’organisation sur le
long terme ; - Les services annexes proposés, aussi bien en matière de gestion de projet que
d’assistance technique ou de formation.
Autant de critères qui participent activement à la réussite d’un projet en identifiant le
partenaire le plus apte à répondre aux besoins d’une organisation, à l’instar de Progedoc,
spécialiste à la fois de la numérisation et de la GED.
