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Pas facile de se retrouver dans le glossaire de la dématérialisation ! Entre les acronymes,
les anglicismes et les lointains synonymes, le jargon de la démat’ a de quoi dissuader les
plus courageux. Passage en revue de 5 termes à connaître pour y voir plus clair.
La dématérialisation est une brique indissociable de la transformation numérique et de
l’efficacité opérationnelle des organisations. En effet, elle répond à des enjeux liés au zéro
papier en remplaçant les documents physiques par des copies numériques. Par extension,
le terme “dématérialisation” renvoie aux éléments du monde réel déclinés sur le numérique :
processus dématérialisés, factures dématérialisées, formulaires PDF, etc…
A priori, peu de doute sur ce terme : la numérisation est le procédé permettant de convertir
un document physique en fichier numérique. On peut également parler de scan de
documents. Toutefois, la numérisation peut reposer sur différentes technologies pour offrir
plus de possibilités à l’utilisateur. En effet, les documents scannés grâce à un simple copieur
multifonction (MFP) ne sont finalement que des copies de documents papier, dont
l’exploitation est limitée. En revanche, la capture intelligente facilite à la fois le traitement et
la gestion des documents électroniques et des données.
Pour ce faire, les solutions de capture intègrent des technologies poussées :
Ces différentes briques sont ainsi à même d’identifier les types de documents numérisés
(courrier, contrat, facture, etc.), d’en extraire les données, de les indexer ou même de
déclencher un workflow de façon automatique.
Une solution de Gestion électronique de documents (GED) est une plateforme
centralisant tous les documents d’une entreprise. Elle facilite ainsi le partage et la
collaboration autour de ces contenus, intégrant des fonctionnalités diverses, parmi
lesquelles :
Bien plus qu’un simple système d’information, une solution de GED est donc le centre
névralgique d’une entreprise. En plus d’optimiser la gestion documentaire, elle garantit aux
collaborateurs de disposer des documents et informations dont ils ont besoin.
Complémentaires à un logiciel de GED, un Système d’archivage électronique (SAE) ou
un coffre-fort numérique sont les garants de la sécurité des données et des documents.
L’archivage numérique consiste en effet à conserver ses données de façon dématérialisée.
Néanmoins, ce procédé ne doit rien laisser au hasard si l’on souhaite assurer un stockage
sécurisé et pérenne !
Dans ce cadre, plusieurs normes et réglementations doivent en effet être respectées. En
particulier, la norme NF Z42-013 s’impose comme une référence en matière d’archivage
électronique. Sans oublier le RGPD (Règlement général sur la protection des données), que
l’on ne présente plus, et les réglementations sectorielles (HDS pour la santé, DORA côté
finances, etc.).
Cerise sur le gâteau : il est possible d’assurer une chaîne de dématérialisation 100 %
sécurisée, de la numérisation à l’archivage électronique. Pour ce faire, il suffit de faire appel
à un prestataire en numérisation répondant aux exigences de la norme NF Z42-026
relative à la copie fidèle. Cette dernière, qui consiste en une reproduction numérique
identique à son original papier, doit être stockée dans une solution d’archivage conforme à
la NF 742-013. Le procédé garantit finalement l’intégrité de la copie dans le temps, lui
octroyant la même force probante que son original papier (qui peut être détruit). Et la boucle
est bouclée !
Impossible de passer à côté de la facture électronique, dont la généralisation a été
décalée à maintes reprises ! En fin de compte, la facture électronique obligatoire
deviendra une réalité dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises. Suivront les ETI,
puis les TPE-PME, les années suivantes.
Quels seront les avantages de la facture dématérialisée ? Gain de temps pour les
paiements, meilleure gestion de la facturation, gain de place pour l’archivage… Le tout
simplifié grâce au nouveau standard de facture électronique, Factur-X, permettant de mieux
structurer les informations présentes sur les documents. Mettre en place la facture
électronique, c’est donc à la fois se conformer à la réglementation, et se préparer à des
bénéfices concrets sur le long terme !
Faites appel à nos experts pour mener à bien vos projets de dématérialisation !
La numérisation et la GED au service des ressources humaines Face à l’essor des usages numériques et une volumétrie croissante de documents à gérer,les ressources
