Dématérialisation : Etape1

LA NUMÉRISATION

Composante de la dématérialisation, la numérisation est un levier essentiel de la transformation digitale des organisations. Encore faut-il disposer des bons outils pour profiter pleinement des avantages qu’elle offre. Trop souvent, les entreprises se contentent de numériser leurs documents sur des copieurs multifonctions (MFP). Loin de leur faire gagner du temps, certaines fonctionnalités sont limitées ou inexistantes: aucune reconnaissance ni classification des documents en automatique, extraction de données impossible, qualité d’image discutable, etc. D’où l’importance de bien choisir son matériel de numérisation et opter pour un vrai scanner !

VERS UNE GESTION DU COURRIER PLUS EFFICACE

La preuve par l’exemple avec un document indispensable à toute activité : le courrier entrant. Dans plus de 7 cas sur 10, il arrive encore au format papier au sein des entreprises. Et ce n’est pas le seul problème : les types de documents sont aussi variés que les sources dont ils émanent (contrats, factures clients ou fournisseurs, bons de commande, etc.), de nombreuses opérations nécessaires à sa gestion doivent être réalisées manuellement (ouverture des courriers, classification par type de document, numérisation, etc.), et les TPE ne disposent pas toujours d’un matériel suffisant pour gérer à la fois les flux de courrier entrant physiques et numériques.
C’est là tout l’intérêt de disposer d’un scanner performant et d’une suite logicielle adaptée offrant des fonctionnalités à forte valeur ajoutée : OCR (reconnaissance optique de caractères), LAD (Lecture automatique de documents), RAD (Reconnaissance automatique de documents). Ces technologies sont aujourd’hui à la portée de toutes les entreprises, y compris des TPE et des petites PME. La numérisation manuelle du courrier entrant se transforme dès lors en un processus standardisé et sa gestion devient plus efficace. Ces technologies peuvent aussi être mises au service du courrier entrant au format électronique : pour un mail contenant une pièce jointe, par exemple, le moteur OCR est capable d’identifier de nombreuses informations (expéditeur, type de document, coordonnées, etc.). Mais vu le faible volume de courrier entrant au sein des TPE, cet investissement n’est pas toujours justifié.

LA NUMÉRISATION DES ARCHIVES, PREMIÈRE BRIQUE DE LA BASE DOCUMENTAIRE

Le courrier entrant n’est cependant pas le seul à pouvoir tirer profit d’une numérisation plus efficace. Les archives et le patrimoine informationnel, eux aussi, ont tout intérêt à être dématérialisés, contribuant à réduire la circulation du papier en interne et à réaliser des économies en archivage physique. Mais le plus gros avantage de cette pratique est surtout qu’elle offre une seconde vie à des documents regorgeant d’informations importantes !
Ces dernières posent les bases d’un ECM (Gestion des contenus d’entreprise) digne de ce nom. Avec la crise sanitaire, disposer d’une base documentaire accessible à distance est devenu un impératif pour les organisations, et celle-ci peut s’appuyer sur les archives pour s’enrichir et devenir toujours plus performante. L’information est ainsi diffusée plus facilement et largement revalorisée, permettant aux collaborateurs de s’appuyer sur des connaissances utiles dans le cadre de leur travail quotidien.
Ainsi ProGEDoc vous accompagne sur le choix d’équipements professionnels adaptés, et propose des services de numérisation externalisés, ou mission ponctuelle en interne de votre entreprise, pour le traitement vers une forme numérique de votre fonds documentaire.