Dans un monde professionnel en pleine transformation numérique, la gestion documentaire ne se limite plus à organiser et stocker des fichiers. La nécessité de signer, valider et sécuriser des documents, tout en respectant des normes strictes de conformité, devient une priorité stratégique. C’est pourquoi OxyGED, notre solution de Gestion Électronique de Documents, intègre désormais la signature électronique grâce au partenariat avec Oodrive Sign, leader européen des solutions de signature électronique. Cette nouvelle fonctionnalité apporte un ensemble de bénéfices qui révolutionnent vos processus et renforcent votre efficacité.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est une technologie qui permet de signer des documents numériques en assurant leur authenticité, leur intégrité et leur valeur juridique. Contrairement à une signature manuscrite, elle s’appuie sur des procédés cryptographiques avancés pour garantir une sécurité optimale.
Selon le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), il existe trois niveaux de signature électronique :
- Signature électronique simple :
- Niveau de sécurité de base.
- Utilisée pour des transactions à faible risque (exemple : acceptation de conditions générales).
- Signature électronique avancée :
- Identification stricte du signataire.
- Garantie que le document n’a pas été modifié après la signature.
- Convient aux contrats ou aux documents nécessitant une preuve renforcée.
- Signature électronique qualifiée :
- Niveau le plus élevé.
- Exige l’utilisation de dispositifs qualifiés et certifiés.
- Équivalente à une signature manuscrite, elle est adaptée aux transactions sensibles ou légales (exemple : actes notariés).
Avec Oodrive Sign, OxyGED prend en charge ces trois niveaux, offrant ainsi une flexibilité adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Les avantages de la signature électronique intégrée à OxyGED
- Simplification des processus
L’intégration de la signature électronique dans OxyGED élimine les étapes fastidieuses et chronophages liées aux signatures physiques :
- Plus besoin d’imprimer, de signer à la main, puis de numériser ou d’envoyer par courrier.
- Tous les documents peuvent être signés directement depuis la plateforme, réduisant les délais de traitement.
- Sécurité et conformité
Avec Oodrive Sign, chaque signature est sécurisée par des procédés cryptographiques. La traçabilité des actions garantit que les documents sont protégés contre les altérations. De plus :
- Les signatures électroniques sont conformes au règlement eIDAS.
- Elles respectent les exigences légales en matière de confidentialité et de protection des données, y compris le RGPD.
- Collaboration et mobilité
La signature électronique facilite la collaboration, même à distance :
- Les signataires peuvent intervenir depuis n’importe quel appareil, où qu’ils se trouvent.
- Les délais de validation et de signature sont considérablement réduits, accélérant ainsi les projets.
- Réduction des coûts
L’élimination des impressions, des envois postaux et des archives physiques entraîne des économies significatives. Une étude estime que la signature électronique peut réduire les coûts liés aux processus de signature de 70 % en moyenne.
- Une solution tout-en-un
En combinant gestion documentaire et signature électronique, OxyGED devient une solution complète qui centralise toutes les étapes, de la création d’un document à sa signature et son archivage sécurisé.
Exemples d’utilisation concrète
- Ressources humaines
- Contrats de travail : Signature à distance par les nouveaux collaborateurs, réduisant les délais d’embauche.
- Bulletins de paie : Validation et archivage conformes aux normes en vigueur.
- Finances
- Factures : Validation électronique pour accélérer les processus de paiement.
- Documents fiscaux : Archivage et signature conformes aux exigences légales.
- Juridique
- Contrats commerciaux : Signature rapide et sécurisée, même avec des partenaires à l’étranger.
- Accords de confidentialité : Traçabilité et archivage en quelques clics.
- Immobilier
- Actes de vente : Gestion des documents avec des signatures qualifiées.
- Baux locatifs : Signature électronique entre propriétaires et locataires.
Fonctionnalités techniques d’Oodrive Sign
Oodrive Sign, partenaire de Progedoc, apporte une technologie avancée qui garantit la fiabilité et la simplicité d’utilisation :
- Processus entièrement numérique : Créez, envoyez et signez des documents sans quitter la plateforme OxyGED.
- Authentification forte : Vérification des identités via SMS, email ou autres moyens sécurisés.
- Archivage sécurisé : Documents signés stockés sur des serveurs conformes aux normes européennes, garantissant leur accessibilité et leur protection.
Les bénéfices pour votre entreprise
- Productivité accrue :
- Les cycles de signature sont réduits de plusieurs jours à quelques minutes.
- Les collaborateurs peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- Réduction de l’empreinte écologique :
- Moins d’impression et d’envois physiques, contribuant à la durabilité environnementale.
- Image de modernité :
- En adoptant des solutions numériques innovantes, vous positionnez votre entreprise comme un acteur moderne et engagé dans la transformation digitale.
- Avantage concurrentiel :
- Des processus simplifiés et sécurisés permettent de répondre plus rapidement aux besoins des clients et partenaires.
Avec l’intégration de la signature électronique d’Oodrive Sign, OxyGED offre une solution de gestion documentaire complète, innovante et sécurisée. Que ce soit pour accélérer vos processus, réduire vos coûts ou garantir votre conformité, cette fonctionnalité répond aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Pour en savoir plus sur cette nouvelle fonctionnalité et découvrir comment elle peut transformer votre gestion documentaire, n’hésitez pas à nous contacter.
