Workflow

Demander un devis
doc-e Hello

Comprendre le workflow :
définition et composantes Clés

Le « workflow », ou flux de travail en français, désigne la séquence organisée d’activités, d’opérations ou de tâches qui sont menées pour accomplir un objectif spécifique dans un environnement professionnel ou organisationnel. Chaque étape du workflow représente une partie du processus nécessaire pour transformer un élément, une information ou une tâche, de son état initial à un résultat final souhaité.

un workflow comprend plusieurs composantes clés :

  1. Déclencheur : Un événement ou une condition qui initie le workflow.

  2. Tâches : Les actions spécifiques qui doivent être réalisées. Ces tâches peuvent être automatisées, manuelles ou une combinaison des deux.

  3. Acteurs : Les individus ou les systèmes qui exécutent les tâches.

  4. Règles ou Procédures : Les directives qui déterminent comment et quand les tâches doivent être exécutées.

  5. Résultats : Les résultats ou les produits finaux du workflow.

Optimisation du workflow de gestion du courrier

Chez Progedoc, nous transformons la manière dont les entreprises gèrent leur courrier grâce à notre workflow optimisé de numérisation. Notre processus précis et efficace garantit que chaque pièce de courrier reçue est traitée rapidement et de manière sécurisée, minimisant les délais et maximisant la productivité.

  • Réception du courrier : Nous mettons en place des systèmes pour collecter efficacement le courrier depuis vos locaux ou directement depuis des points de collecte.
  • Tri et préparation : Chaque pièce de courrier est soigneusement triée selon son importance, son type et son destinataire. Ce processus de tri initial est crucial pour une gestion efficace du flux de courrier.
  • Numérisation de haute qualité : Nous utilisons des scanners de pointe pour numériser le courrier, en garantissant que chaque document est capturé avec une clarté et une lisibilité optimales. Notre technologie de numérisation prend en charge différents formats et tailles de documents.
  • Indexation et classification : Après la numérisation, les documents sont indexés et classés. Cette étape permet une récupération facile et rapide des documents numérisés, facilitant l’accès et la référence ultérieurs.
  • Distribution numérique : Le courrier numérisé est ensuite distribué électroniquement aux destinataires appropriés au sein de votre organisation. Cette étape remplace la distribution physique, accélérant considérablement le processus de communication.
  • Archivage sécurisé : Les documents numérisés sont stockés de manière sécurisée dans notre système de gestion électronique de documents, assurant la sécurité et la conformité.
  • Confidentialité et conformité : Nous prenons au sérieux la confidentialité et la conformité, en mettant en œuvre des protocoles de sécurité rigoureux pour protéger vos données.
Envoyer des documents

Ce workflow de gestion du courrier est conçu pour apporter efficacité et tranquillité d’esprit à votre entreprise. Avec votre prestataire de numérisation Progedoc, passez à une gestion du courrier numérique fluide, sécurisée et évolutive.

Workflow de signature électronique

Progedoc vous propose un workflow de signature électronique innovant, conçu pour moderniser et sécuriser vos processus de signature de documents. Notre solution transforme la manière dont les documents sont signés, approuvés et gérés, offrant rapidité, efficacité et sécurité.

  • Préparation du document : Notre processus commence par la préparation du document à signer. Que ce soit un document déjà numérisé ou un document physique à numériser, nous veillons à ce que chaque page soit prête pour la signature électronique.
  • Ajout de zones de signature : Nous identifions les emplacements nécessaires pour les signatures et les paraphes et y ajoutons des champs de signatures électroniques. Cette étape est cruciale pour s’assurer que toutes les parties signent aux endroits appropriés.
  • Envoi sécurisé aux signataires : Le document est ensuite envoyé de manière sécurisée aux signataires concernés. Notre système permet aux signataires d’accéder au document et de le signer de n’importe où, sur n’importe quel appareil.
  • Signature facile et sécurisée : Les signataires peuvent apposer leur signature électronique en quelques clics. Notre technologie garantit l’authenticité et la légalité de chaque signature, en conformité avec les réglementations en vigueur.
  • Notifications et suivi : À chaque étape, des notifications sont envoyées pour informer de l’avancement du processus de signature. Un suivi en temps réel est disponible pour vous tenir informé de l’état de chaque document.
  • Validation et archivage : Une fois le document entièrement signé, il passe par une phase de validation. Le document final est ensuite archivé dans un système sécurisé, avec accès facile pour les consultations futures.
  • Conformité et audit : Notre workflow inclut des fonctionnalités pour assurer la conformité aux normes légales et faciliter les audits, avec un historique détaillé des actions réalisées sur chaque document.
doc-e Numeriser

Avec votre société de numérisation Progedoc, bénéficiez d’un workflow de signature électronique qui non seulement simplifie vos processus de signature de documents, mais assure également une complète conformité et sécurité. Contactez-nous pour une démonstration personnalisée et découvrez comment nous pouvons transformer vos processus de signature.

Maximisez l'efficacité de votre gestion documentaire avec notre workflow intégré

Progedoc offre une solution complète pour optimiser votre workflow documentaire, garantissant une gestion efficace et sécurisée de vos documents d’entreprise. Notre processus, axé sur la technologie et l’innovation, transforme la manière dont vous créez, traitez, stockez et partagez vos documents.

  • Création et collecte de documents : Le workflow débute par la création ou la collecte de documents, qu’ils soient générés en interne ou reçus de sources externes. Nous intégrons des solutions pour capturer ces documents sous différents formats, y compris le papier, le numérique, les emails, et plus encore.
  • Numérisation et conversion : Les documents physiques sont numérisés avec précision, tandis que les documents numériques sont convertis au format approprié. Cette étape garantit que tous les documents sont dans un format standardisé, prêt pour le traitement et l’archivage.
  • Indexation et classification : Chaque document est soigneusement indexé et classé selon des critères définis, comme le type de document, le sujet, ou la date. Cette organisation facilite la recherche et l’accès aux documents dans votre système.
  • Stockage et gestion : Les documents sont stockés dans un système de gestion électronique sécurisé, où ils peuvent être facilement gérés et consultés. Notre système assure un stockage sécurisé, avec des options de sauvegarde et de récupération en cas de besoin.
  • Accès et partage : Les employés autorisés peuvent accéder aux documents et les partager en interne ou avec des parties externes, tout en respectant les protocoles de sécurité et de confidentialité.
  • Révision et collaboration : Notre solution facilite la révision collaborative des documents, permettant des modifications, des commentaires et des validations en temps réel, tout en gardant une trace des versions et des contributions.
  • Archivage et conformité : Les documents terminés ou obsolètes sont archivés conformément aux normes de conformité et aux politiques internes. Nous offrons des fonctionnalités pour faciliter l’audit et garantir que les documents sont conservés selon les réglementations légales.
Schema numérisation

Avec l’entreprise de numérisation Progedoc, nous comprenons que la gestion efficace des documents est cruciale pour le succès de votre entreprise. Notre workflow documentaire est conçu pour apporter une efficacité maximale, réduire les délais de traitement et garantir la sécurité de vos informations. Contactez-nous pour explorer comment notre solution peut transformer votre gestion documentaire.

Nos partenaires

Nous sommes fiers de collaborer avec Oodrive et Yooz, des leaders dans les domaines du cloud sécurisé et de la dématérialisation des factures. Leur expertise complète parfaitement nos solutions de GED, offrant une expérience utilisateur optimale, une sécurité renforcée et une gestion documentaire efficace et automatisée.

LOGO-OODRIVE-2022-noir
Yooz-2023-Logo-1

Contactez nous pour un devis gratuit !

Nous vous répondons sous 24 h

Contact
progedoc expert en gestion documentaire