GED gestion électronique de documents

La GED signifie gestion électronique de documents (EDM : Electronic Document Management en anglais).

Elle regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle s’inscrit dans un processus métier de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.

Comment fonctionne une solution GED ?

La gestion électronique des documents (GED) est une solution informatique qui permet de prendre en charge toutes les opérations de gestion des documents :

• la création (ou dématérialisation si format papier)
• le classement (constitution de dossiers)
• l’indexation (association de mots clés ou « attributs »)
• la recherche, la modification, la consultation, le partage (selon les droits d’accès définis)
• le contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages)
• l’archivage et le stockage (accès rapide et bonne conservation selon les règles de gestion)

Les avantages d’une Gestion électronique des documents

Le coût de la gestion des documents imprimés poussent bon nombre d’entreprise à adopter une gestion électronique de documents. Au fil du temps, la dimension écoresponsable incite également à réduire l’utilisation abusive du papier. Pour mieux vous éclairer sur l’apport de la mise en place d’un système d’information efficace au sein de votre entreprise, voici quelques avantages d’une solution GED :

• rendre l’information disponible immédiatement et à tout moment pour tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail.
• limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données.
• l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation sont réuni dans un même dossier informatisé.
• accèder aux dernières versions de vos documents.
• éviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour.
• sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers sensibles.

Auteur : Franck DECKER