Faute d’accès centralisé et de solution unifiée pour partager facilement l’information, le premier réflexe est donc d’utiliser le mail. Sauf que ce dernier peut s’avérer très polluant et chronophage.
Il est par ailleurs loin d’être totalement sécurisé . Impossible, par exemple, d’envoyer une pièce jointe trop lourde, à moins qu’elle soit stockée dans un drive.
Et encore faut-il que le destinataire du mail dispose des droits nécessaires pour accéder à cet espace de stockage.
S’il s’agit d’un collègue, ça passe. S’il s’agit d’un client ou d’un partenaire, l’opération devient soudain compliquée, voire impossible.
Certes, il existe bien des plateformes pour échanger facilement des fichiers volumineux avec des tiers, sauf que ces derniers n’utilisent pas forcément la même ou n’y ont pas toujours accès.
Et comment faire s’il s’agit d’informations confidentielles ou si les verrous de sécurité mis en place en interne empêchent l’utilisation de ce type d’outils ?
Et surtout, comment éviter qu’un document créé sur son ordinateur et envoyé ensuite par mail ne disparaisse s’il n’est pas sauvegardé correctement ?
Là encore, la solution est certainement dans la GED.
Auteur : Franck DECKER
La numérisation et la GED au service des ressources humaines Face à l’essor des usages numériques et une volumétrie croissante de documents à gérer,les ressources
