Pour toutes entreprises de toutes tailles confondues (TPE – PME-GE), des documents entrants et sortants en constituent le quotidien. Factures, bon de commande, fiches des employées, contrats et autres sont leurs fonds documentaires. Et en majorité, la plupart des entreprises actuellement ont un fonctionnement mixte entre documents papier et numériques.
Vu le volume documentaire important et en constante évolution, nombreux collaborateurs consacrent beaucoup de temps à retrouver des documents, L’AIM (Association Information et Management) estime que chaque semaine un employé perd en moyenne 7h30 à chercher des informations, soit toute une journée de travail consacré à une tache sans valeur ajoutée.
De plus 28% des entreprises avouent qu’ils ont besoin de plus d’un mois pour fournir des documents dans le cadre d’un audit ou d’une procédure judiciaire.
Pourtant des solutions de dématérialisation et de gestion des bases documentaires, permis lesquels le Système d’Archivage Electronique (SAE) et la gestion électronique de document (GED) existent.
Nous allons comparer ces deux types de solutions souvent confondues.
Une manière simple de comprendre la différence entre une GED et un SAE consiste à observer le cycle de vie d’un document:
La GED traite les documents de leur création (ou réception dans le cas d’un document externe) à leur destruction (selon la réglementation en vigueur), et répond à un besoin de partage, d’accessibilité et de sécurité.
Le SAE traite les documents finaux prêt à l’utilisation jusqu’à leur destruction.
La GED permet de créer, numériser, modifier, diffuser, stocker et/ou supprimer les documents.
Le SAE permet de consulter et détruire les documents en fin de vie.
Ainsi, un document dans une solution GED peut être qualifié de vivant, il peut être géré ou traiter durant les différentes étapes de son cycle de vie.
Alors que dans un système d’archivage électronique, on peut le qualifier de document « froid » car il ne peut être que consulté.
Auteur : Franck DECKER
La numérisation et la GED au service des ressources humaines Face à l’essor des usages numériques et une volumétrie croissante de documents à gérer,les ressources
