CFC Développement, une entreprise de promotion immobilière de 8 collaborateurs, avait jusqu’à présent recours à une gestion traditionnelle des documents relatifs à son activité, la construction, vente et gestion de biens immobiliers professionnels. Sans plateforme de gestion documentaire centralisée, l’entreprise souffrait d’un volume important de papier en circulation, mais aussi d’un manque d’efficacité opérationnelle.

L’intégration de la solution OxyGED, une plateforme de gestion documentaire offrant des fonctionnalités simples à destination des TPE, petites PME lui a permis de simplifier et fluidifier son activité, du montage initial des opérations immobilières jusqu’à la vente finale, en passant par la gestion locative.

UNE GESTION DOCUMENTAIRE EN INTERNE ET EXTERNE

L’avantage clé de la plateforme OxyGED par rapport aux autres solutions du marché réside dans ses possibilités d’accès et de partage des documents par toutes les parties prenantes, internes et externes. Ce qui améliore leur collaboration, mais aussi la gestion administrative et financière de toutes les opérations.
Ainsi, les notaires et fournisseurs collaborant avec CFC Développement peuvent déposer directement sur la plateforme les documents administratifs ou financiers relatifs à une opération, en attente qu’ils soient validés ou signés électroniquement par le chef de projet. OxyGED intègre, en effet, un outil de signature électronique. Une fois validé, la facture ou le projet d’acte notarié, ou tout autre document est mis à disposition du service interne concerné (comptabilité, service juridique, etc.) pour finaliser le processus. Toutes les opérations vont ainsi plus vite et la gestion administrative des opérations est considérablement optimisée.

VERS UNE CENTRALISATION ET UNE TRAÇABILITÉ DOCUMENTAIRE

Avec OxyGED, tous les documents sont centralisés et sécurisés, classés et indexés, ce qui permet leur consultation rapide, mais aussi leur modification par certains collaborateurs, en fonction des droits qui leur sont attribués. Certains utilisateurs, par exemple, ont la possibilité de visualiser l’évolution d’un document et les différentes versions sauvegardées, ainsi que la source des modifications effectuées. Ce qui garantit une traçabilité optimale des informations.
Cette centralisation des documents au sein de la plateforme Collaborative OxyGED permet de mieux anticiper certains heurts opérationnels (comme les absences des collaborateurs, par exemple) et surtout de poursuivre les projets planifiés.
Nous avons rapidement utilisé la solution OxyGED pour dématérialiser nos dossiers de gestion immobilière.
Elle nous a permis de gagner beaucoup de temps pour le classement et l’archivage, mais aussi de l’espace physique.
Un autre avantage est que nous pouvons désormais rechercher rapidement des documents, depuis notre poste de travail, à partir de n’importe quel mot-clé et dans son contenu intégral et ceci sur nos 2 sites géographiques.

• Mise en place d’un référentiel unique pour l’ensemble des collaborateurs.
• Mise à disposition des documents pour l’interne et utilisateurs externes
• Mise en place d’un processus de traitement et de validation des factures.